Nová verze Portálu pro vhodné uveřejnění přinese zadavatelům možnost nenávratné skartace veřejných zakázek. Co byste měli mít jako zadavatel na paměti, než se do odstraňování svých zakázek pustíte?
Podle ust. § 17 odst. 2 vyhl. č. 168/2016 Sb., o uveřejňování formulářů pro účely zákona o zadávání veřejných zakázek a náležitostech profilu zadavatele, ve znění pozdějších předpisů, musí být všechny dokumenty a informace, které byly na profilu zadavatele uveřejněny, bezplatně veřejně přístupné po dobu nejméně 2 let od jejich uveřejnění.
Dále ust. § 216 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (ZZVZ), stanovuje povinnost archivace dokumentů o zadávacím řízení po dobu 10 let od ukončení zadávacího řízení (příp. od změny závazku ze smlouvy).
Zadavatel má tedy povinnost zajistit přístupnost dokumentů na svém profilu, a zároveň je povinen tyto dokumenty archivovat, přičemž povinná lhůta archivace je pětkrát delší než lhůta pro zpřístupnění dokumentů o veřejné zakázce.
Kde a jak archivovat?
Nejjednodušším způsobem, jak povinnost archivace vyřešit, je dohodnout se s poskytovatelem profilu zadavatele na zpřístupnění a archivaci veřejných zakázek po dobu 10 let.
V jiném případě musí zadavatel po uplynutí 2 let řešit otázku, jakým způsobem svoje zakázky archivuje – v listinné podobě, export apod. Takové způsoby však nejsou z hlediska dohledávání zakázek a případných následných kontrol a auditů vůbec praktické.
Připravovaná novela ZZVZ navíc počítá s tím, že certifikovaný elektronický nástroj bude plně podporovat uchovávání dokumentace přímo v nástroji, a zadavatel tak nebude muset archivaci svých zakázek nadále řešit jiným způsobem.
Bude se tedy jednat o archivaci přímo presumovanou zákonem. Z tohoto důvodu je výhodné, aby zadavatel (pokud zadává své zakázky prostřednictvím elektronických nástrojů) maximálně využil přístupnosti veřejných zakázek přímo na profilu zadavatele či elektronickém nástroji a nadále využíval možnosti uchovávání dokumentů až do splnění zákonem uvedené archivační lhůty.