Povinnost archivace dokumentů o zadávacím řízení je věčné téma. Kde archivovat? Jak dlouho musí být informace veřejně přístupné? Mohu dostat za nesplnění archivační povinnosti pokutu?
Mnoho zadavatelů se už bohužel přesvědčilo o tom, že odpověď na poslední z výše položených otázek je „ano“. Proč tedy stále berou tyto povinnosti na lehkou váhu?
Není tomu tak dávno, co kontrola z Ministerstva financí nepříjemně překvapila jistou společnost, která 2 roky po uzavření zadávacího řízení smazala příslušné dokumenty ze svého profilu zadavatele.
Podle ust. § 17 odst. 2 vyhl. č. 168/2016 Sb., o uveřejňování formulářů pro účely zákona o zadávání veřejných zakázek a náležitostech profilu zadavatele, ve znění pozdějších předpisů, musí být všechny dokumenty a informace, které byly na profilu zadavatele uveřejněny, bezplatně veřejně přístupné po dobu nejméně 2 let od jejich uveřejnění.
Mělo by tedy být všechno v pořádku. Nebo ne?!
Pozor, milí zadavatelé, dvouletou povinností uveřejnění dokumentů to nekončí. Naopak, tady teprve začíná archivace.
Ust. § 216 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (ZZVZ), stanovuje povinnost archivace dokumentů o zadávacím řízení po dobu 10 let od ukončení zadávacího řízení (příp. od změny závazku ze smlouvy).
Pokud audit požaduje přístup ke všem vloženým dokumentům k zakázce, u které doba 10 let od ukončení zadávacího řízení ještě neuběhla, musí mu být umožněn – ať už v listinné či elektronické podobě. Pokud se tedy zadavatel rozhodne všechny dokumenty ze svého profilu smazat, musí je předtím nechat exportovat a uložit k archivaci pro případnou kontrolu.
Další informace k archivaci veřejných zakázek si můžete připomenout v naší Akademii.